无论其业务范围、性质功能、规模、人员组成如何，一间办公机构均是由各个职能部门各司其职同时又互相配合而进行运作的。

通常，办公室设计空间按照职能可划分为主体业务空间、公共活动空间、配套服务空间以及附属设备空间等。各种职能部门由于其作用的大小在办公总体空间所占的比重各有不同，同时，各种功能作用的空间在安全、使用方面义有一定的科学范围要求，因此，合理地协调各个部门、各种职能的空间分配成为进行办公室设计的主要内容。

(1)主体工作空间

主体工作空间可按照人员的职位等级划分为大小独立单间、公用开放式办公室等不同面积和私密状况的分割状态。单间办公室或者是在开放式区域较为独立、封闭的工作空间，一般适合部门主管或者会计师、律师等处理较为机密性文件的人员，其办公室设计空间注重工作的个人自律，而且工作的互动较少。

开放式办公空间则是在同一空间之内利用家具将工作的单元空间进行集合化排列，比较适合用于银行、行政等较为注重流水性或重复性事务处理的部门，同时也可用于设计、研发等互动性较强的团队性工作机构，开放式环境有利于员工之间保持良好的沟通、交流状态，但由于每个人的工作都处于公众视线之内，工作的自律性较小，也会降低个人的能动性和积极性的发挥，所以，开放式办公室设计空间中家具、间隔的布置，既需要考虑个人的私密性和领域要求，又要注意人员之间交往的合理距离。

各个业务职能部门由于工作性质、人员组成各有不同，对于部门总体的空间尺度安排也有所差异。而且，在同一部门中，工作人员的专业设备、文件储存以及来访客人的数量、级别也不尽相同。因此，主体办公室设计空间划分的单元数量、尺度均要根据各部门机构的个性工作需求而定，以便于员工发挥其个体能动性，同时也方便团体工作的互相配合、协调。

一般而言，办公状态下普通级别的文案处理人员的标准人均使用面积为3.5平方米，高级行政主管的标准使用面积至少6.5平方米，专业设计绘图人员则需要5.0平方米。

(2)公共使用空间

公共使用空间是指用于办公楼内聚会、接待、会议等活动需求的空间。一般有小、中、大接待室，小、中、大会议室，各类大小不同的展示厅、资料阅览室、多功能厅和报告厅等。

在任何办公室设计环境中，公共空间均是人们正常活动、交流、沟通的必备场所。从广义上讲，几个人身体所占范围之外的所有环境空间均可称为机构的公共空间。若仅与主体工作空间相对而言，办公环境下的公共空间则指在从工作角度所触及的所有人员可共同使用的空间，包括对外交流以及内部人员使用两大部分：对外交流的空间是指机构的外来人员所接触的空间范围，包括前台接待、电梯间、会客室以及能够展现机构专业性质、服务范围和企业文化的展示区域等；机构内部人员使用的公共空间则包括内部走廊、会议、资料阅览、复印等不同服务功能的实用区域。

办公机构的对外交流空间是一间办事机构的“门面”，是使外部人员了解其业务范围和能力的最直接的媒介，很多外来人员是通过与一间机构的空间环境以及办事人员的接触而对其留有最初级的印象。前台接待处作为内、外部人员进出机构的必经之地，它不仅是整体办公室设计空间的交通枢纽，也是内外联络的集散之地——咨询、收发、监管等均为前台的服务内容。不同机构会就其空间的大小进行会客、会议、展示等区域的分配，但总体而言，这些区域通常会设置于前台接待区附近，便于接待人员随时进行内外联络，以提供咨询与服务。有些机构则利用简单必要的家具组合形成综合性外部服务区域，将接待、会客、展示等各种对外功能集中于一体，既节省空间，又节约服务的人力。

会议空间是现代办公室设计空间必不可少的公共功能之一，是机构谈判、决策、交流的正式中心。会议空间可按照使用对象分布在对外、对内、高层、部门内部等不同的空间位置，也可按照使用人数分为大、小等小同尺度，还可按照机密程度设计成封闭式或开放式等不同的空间状态。不同的使用方式和功能状态的会议空间其设施配备与安排位置均有差异。用于商业谈判的会议室通常宽敞气派，且规整严肃，座位间距安排较远；机构内部讨论式会议空间则温馨随意，座位间距较近。无论大小、使用对象、功能状态如何，常规以会议桌为核心的会议室人均额定面积为0.8平方米，无会议桌或者课堂式座位排列的会议空间中人均所占面积应为1.8平方米，这样才可保持在办公室设计环境中个人心理和生理领域的不受侵害。

机构内部人员使用的公共空间主要包括为办公上作提供方便和服务的辅助性功能空间，不同性质、规模的机构所需的辅助功能空间也不同。存创意性或知识密集型机构，如法律、设计事务所等，资料储存和阅览空间为必备区域，但普通行政事务机构却不一定设置此功能空间；某些机构会设立专门的复印、打印机房，有些机构则随工作需要将机器安置于各个部门的公共区域。因此，内部使用的公共空间是因需而设，其位置亦是视需而定，空间尺度范围只要符合人体上程学使人能够自如活动即可。

(3)配套服务空间

配套服务空间是指为主要办公室设计空间提供信息、资料的收集、整理存放需求的空间为员工提供生活、卫生服务和后勤管理的空间。通常有资料室、档案室、文印室、电脑机房、晒图房、员工餐厅、开水间以及卫生间、后勤、管理办公室等。

为保证工作人员正常工作的顺利进行，一般火型综合性办公机构内部会配备安全、信息提供、卫生管理等后勤服务空间，包括门卫、员工休息室、餐厅或茶水间、卫生间等。

随着社会的发展，办公室设计越来越法重企业内部的文化脉象。为了使员工有更强烈的企业归属感，在后勤配套服务工作中提供休闲、娱乐、卫生，保健等项目，以保证员工工作、休息、娱乐的相互协调，以使工作人员在此环境下工作更专心、更高效，从而为企业创造更多的效益。

(4)附属设施空间

附属设施空间是指保证办公大楼正常运行的附属空间。通常为配电室、中央控制室、水泵房、空调机房、电梯机房、锅炉房等。附属设施主要指保证办公室设计环境正常运作的能源供应设施与设备，如电话交换机、变配电箱、空调等。根据设备的人小规模、功能及其服务区域，附属设备用房的尺度、安置位置均会有所小同，通常，大型或危险系数较高的附属设备会远离公共办公区域，小型的设备则可就近安排在负责保管维修部门之中。例如，在大型办公建筑中通常会有独立而统一的变配电用房；而在小型的办公机构中，配电箱常常安装在接待台或员工休息室的橱柜之中。

总体来讲，办公机构的功能分配是为了满足人们在工作时间内的各种需求，从而创造一个更有效率的工作环境。为此，各个办公机构的功能空间的布局会因机构的业务性质、人员数量而有所小同，有些机构会按照接待、会客、会议、业务工作、茶水、休息、卫生间等前后顺序来进行整体空间的安排，将主体工作部门安置在办公室设计空间中心，服务性公共空间安排在角落或后部，这种空间的安排方式使空间整体顺序由对外开放性逐渐转化为内部私密性，越深入空间内部，私密性越强；而有些办公机构则会将复印、茶水、休息、卫生间等后勤服务性空间安排在中心位置，展示、会议室以及各部门工作空间均围绕此中心呈放射状或两侧分布，以便各个职能部门的工作不受外部环境的干扰，并且能够享受均等的后勤服务距离。